📅 Обов’язковий перехід на електронні трудові книжки
Відповідно до Закону України №1217-IX, усі роботодавці зобов’язані до 10 червня 2026 року перевести паперові трудові книжки своїх працівників у електронний формат.
Цей процес називають оцифруванням трудових книжок, і він передбачає внесення всіх записів про трудову діяльність працівника до бази Електронного реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України (ПФУ).
💡 Навіщо потрібна електронна трудова книжка
Електронна трудова книжка спрощує облік трудового стажу, зменшує ризики втрати документів і дає можливість працівникам швидко отримувати довідки онлайн через портал ПФУ або “Дію”.
Для роботодавців — це можливість уникнути плутанини, дублювання записів і скоротити час на оформлення документів.
Основні переваги електронної системи:
- збереження інформації у захищеному державному реєстрі;
- швидкий доступ до даних про стаж і місце роботи;
- відсутність необхідності зберігати паперові книжки;
- зменшення бюрократії та ризику помилок у звітності.
⚙️ Як відбувається процес оцифрування
- Сканування або фотографування паперових трудових книжок працівників.
- Перевірка достовірності записів — дати прийняття, переведення, звільнення тощо.
- Завантаження копій у систему Пенсійного фонду через особистий кабінет роботодавця або працівника.
- Підписання файлів КЕП (кваліфікованим електронним підписом) роботодавця.
- Підтвердження прийому документів і внесення даних до електронного реєстру.
Після завершення перевірки Пенсійний фонд підтверджує внесення інформації,
і паперова трудова книжка стає дублем — її можна залишити лише як архівний документ.
🧮 Хто відповідає за правильність внесених даних
Роботодавець несе відповідальність за достовірність інформації, переданої до Пенсійного фонду.
Помилки або відсутність записів можуть призвести до проблем під час нарахування пенсії чи підтвердження стажу працівників.
Саме тому рекомендується залучити фахівців з бухгалтерського або аудиторського супроводу,
які допоможуть перевірити записи та правильно підготувати електронні файли.
🧑💼 Як аудиторська фірма «Профіт-21» допомагає роботодавцям
Команда «Профіт-21» надає комплексну підтримку підприємствам у процесі переходу на електронні трудові книжки.
Ми допомагаємо:
- провести аудит кадрових документів і записів у трудових книжках;
- виявити та виправити помилки у записах;
- підготувати файли для подання до ПФУ;
- організувати захищене електронне підписання документів;
- навчити відповідальних осіб роботі з порталом Пенсійного фонду.
Ми працюємо з підприємствами будь-яких форм власності та галузей,
дбаючи про точність, конфіденційність і своєчасність подання інформації.
⏰ Коли варто почати оцифрування трудових книжок
Не чекайте крайнього терміну — до 10 червня 2026 року залишилося небагато часу.
Якщо у компанії десятки або сотні працівників, процес перевірки й внесення даних може зайняти кілька місяців.
Почніть поступово — і ви уникнете зайвого навантаження у майбутньому.
📞 Потрібна допомога з переходом на електронні трудові книжки?
Аудиторська фірма «Профіт-21» допоможе підготувати ваш бізнес до повного переходу на електронний облік персоналу.
Наші фахівці забезпечать точність і відповідність усіх записів вимогам законодавства.
Зателефонуйте нам сьогодні, щоб отримати консультацію:
📞 [Ваш номер телефону]
або залиште заявку — і ми зв’яжемося з вами протягом дня.
🔎 Підсумок
Оцифрування трудових книжок — це не просто вимога закону,
а крок до зручності, прозорості та безпеки кадрового обліку.
Підготовка до електронного формату — це шанс для кожного роботодавця
впорядкувати кадрові документи, зменшити ризики та оптимізувати роботу бухгалтерії.